Forderungsmanagement in der Praxis
Was steckt hinter dem Begriff „Forderungsmanagement“?
Oft taucht auch der Begriff „Debitorenmanagement“ auf.
Die nachfolgende Grafik gibt ein sehr detailliertes Bild, und auch den Umfang, der mit dem Forderungsmanagment verbundenen Themen wieder.
Nicht erschrecken, aber die Darstellung zeigt sehr deutlich die Komplexität dieses Themas. Leider wird es in mittleren und auch kleinen Unternehmen sehr häufig unterschätzt.
Debitorenmanagement - was ist das?
Was sind nun die Unterschiede zwischen dem Forderungs- und dem Debitoren-Management, bzw. was ist jeweils zu beachten?
Beginnen wir mit dem Debitorenmanagement.
Hier geht es um den Prozess in der Buchführung von der Entstehung einer Rechnung für einen Kunden bis zur endgültigen Bezahlung der Rechnung durch den Kunden. Dazwischen gibt es noch den Teil-Prozess der Bearbeitung von Rechnungskürzungen, Differenzen etc.
Häufig setzt man das Debitorenmanagement mit dem Forderungsmanagement gleich. Auf jeden Fall beinhaltet das Forderungsmanagement auch das Debitorenmanagement.
Im Forderungsmanagement gibt es jedoch noch weitere Prozesse, rund um die Forderungen an den Kunden.
Forderungsmanagement - Mahnwesen
Der Kunde zahlt seine Rechnung nicht, was jetzt?
Deine Leistung ist erbracht, die Rechnung geschrieben, aber das Geld für die Leistung landet nicht auf deinem Bankkonto!
Das Mahnwesen ist ein Teil-Prozess im Forderungsmanagement. Hier ist eine gut funktionierende Buchhaltung ein sehr wichtiges Element für den Erfolg. Hier wird das direkte Mahnwesen durchgeführt. Das ist der direkter Kontakt zur Buchhaltung des Kunden.
Der andere, etwas effizientere Weg, ist das schriftliche Mahnwesen. Hier werden regelmäßig Erinnerungs- bzw. Mahnschreiben an Kunden versandt, wenn die Rechnungen nicht innerhalb der gesetzten Zahlungsfrist bezahlt worden sind.
Das Mahnwesen hat eine hohe Bedeutung für die Liquiditätssteuerung im Unternehmen. Wenn Kunden nicht pünktlich zahlen, kann das sehr schnell Auswirkungen auf die eigene Liquidität haben.
Wenn es den Fall gibt, dass nach einer bereits zweiten Mahnung keine Zahlung vom Kunden eingeht, setzt die nächste Stufe ein, das Inkasso-Verfahren.
Hier gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen. Entweder erstellt man selbst den fälligen Mahnbescheid, oder setzt ein Inkasso-Büro (z.B. Creditreform) ein. Sehr häufig werden aber auch Rechtsanwälte beauftragt, die sich in diesem Bereich gut auskennen.
Alle Maßnahmen sollen dazu führen, dass der Kunde die fälligen Rechnungen vollständig bezahlt.
Weitere wichtige Themen im Forderungsmanagement
Das Forderungsmanagement beinhaltet aber noch weitere Bearbeitungsfelder:
- Bonitätsüberprüfung des Kunden vor dem Kreditgeschäft mit diesem Kunden
- Dazu holt man sich gegen Gebühr eine Bonitätsauskunft bei entsprechenden Institutionen, z.B. Schufa bei Privatpersonen, oder Creditreform, CRIF oder DD-Monitor bei Gewerbe-Kunden.
- Diese externen Daten helfen bei der Entscheidung, ob mit diesem neuen Kunden überhaupt ein Kreditgeschäft durchgeführt werden kann.
- Bei nicht so guten Informationen, sollte man auf keinen Fall ein Kreditgeschäft abschließen, sondern immer Barzahlung oder Vorauskasse vereinbaren.
- Bei Kunden, die auch höhere Umsätze oder auch höhere offene Posten Beträge haben, sollte man sich immer Gedanken über den Einsatz einer Warenkreditversicherung machen
- Hier gibt es verschiedene Ansätze, sowohl eine Pauschal-Versicherung aller Kreditgeschäfte, aber auch eine Versicherung für namentlich benannte Risiken.
- Diese Absicherung kostet natürlich Geld, also sollte hier auf jeden Fall ein Preisvergleich der Anbieter solcher Versicherungen durchgeführt werden.
- Abwicklung eines Insolvenzfalles bei einem Kunden
- Wenn der sehr ärgerliche Fall einer Kunden-Insolvenz eintritt, sollte man einige Punkte beachten.
- Wenn man in seinen AGB’s einen verlängerten Eigentumsvorbehalt vereinbart hat, sollte man schnell reagieren, und sich seine unter diesem Vorbehalt bereits gelieferten Waren sichern.
- In der Baubranche gibt es durch den verlängerten Eigentumsvorbehalt sogar die Möglichkeit, für bereits verbaute Waren sein Geld noch zu bekommen. Hier muss man den verlängerten Eigentumsvorbehalt beim Kunden seines Kunden direkt geltend machen. Wenn dieser Kunde die Leistung Ihres Kunden noch nicht vollständig bezahlt hat, gibt es gute Chancen noch an sein Geld zu kommen.
- Leider hat man bei einer Insolvenz in der Regel wenig Chancen noch an sein Geld zu kommen.
- Ein zusätzliches Problem kann entstehen, wenn der Insolvenzverwalter eine Insolvenzanfechtungsforderung stellt, und zumindest alle Zahlungen des Kunden in den letzten drei Monaten vor Insolvenz-Eröffnung zurückfordert. Dieses Thema ist sehr komplex, und wird in einem separatem Bericht tiefer erläutert. Eine anwaltliche Unterstützung ist hier auf jeden Fall anzuraten.
Anmerkung des Autors: Es handelt sich hier nicht um eine rechtliche Beratung.
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